Archivio generale: prestito di documenti per mostre ed esposizioni

Il servizio è rivolto ai cittadini e alle cittadine interessati/e al prestito dei documenti per mostre ed esposizioni.

Il prestito di beni archivistici per mostre ed esposizioni è sottoposto ad autorizzazione ministeriale, ai sensi dell’art. 48 del Codice dei beni culturali.
Ricevuta una richiesta di prestito, l'Archivio generale provvede a presentare formale richiesta di autorizzazione alla Soprintendenza Archivistica e Bibliografica del Veneto e del Trentino-Alto Adige, competente per il rilascio del provvedimento.

I cittadini e le cittadine che intendono chiedere in prestito documenti conservati presso l’Archivio generale devono presentare all’Archivio il modulo di Richiesta di prestito.

Le didascalie dei documenti esposti devono riportare l’esatta segnatura archivistica del documento (vedi “La citazione delle fonti” nelle Norme per l’accesso ai servizi dell’Archivio generale).
Il richiedente si impegna a rispettare le prescrizioni indicate dall’Archivio e/o dalla Soprintendenza e a consegnare, a titolo gratuito, all’Archivio generale un esemplare dell’eventuale catalogo della mostra.

Per ottenere il prestito si deve presentare:

• carta d'identità;
• modulo di Richiesta prestito documenti.

Per il successivo inoltro da parte dell'Archivio generale alla Soprintendenza archivistica competente, si deve presentare, inoltre:

• facility report della sede espositiva da compilarsi a cura dell’organizzatore e nel quale deve essere indicato il responsabile della custodia dei documenti in prestito;
• progetto scientifico della mostra;
• copia della polizza assicurativa stipulata. L’assicurazione dei documenti deve intendersi nella formula da “chiodo a chiodo”. In caso di prestito all’estero l’assicurazione può essere sostituita dall’assunzione del rischio da parte dello Stato, per le manifestazioni promosse all’estero dal Ministero o, con la partecipazione statale, da enti pubblici.

Si ottiene la possibilità di tenere in prestito la documentazione per il tempo della mostra o esposizione.

La richiesta di prestito deve essere presentata all’Archivio 5 mesi prima dell’inizio dell’esposizione: entro 30 giorni l’Archivio generale provvederà alla formale richiesta alla Soprintendenza, il cui procedimento si conclude entro 90 giorni.

La richiesta di prestito può essere presentata con le seguenti modalità:

• presso la Sala studio dell’Archivio generale, previa prenotazione (telefono 049 8204651 - email archiviogenerale@comune.padova.it);
• via email scrivendo all’indirizzo archiviogenerale@comune.padova.it.

Il diritto alla consultabilità dei documenti archivistici deve essere contemperato con le esigenze di tutela della riservatezza personale: a tal scopo, la normativa vigente individua alcune limitazioni relativamente ai termini temporali e alla natura delle informazioni contenute nei documenti. Tali limitazioni sono esplicitate all’interno delle Norme per l’accesso ai servizi dell’Archivio generale.

NORMATIVA DI RIFERIMENTO

• Regole deontologiche per il trattamento a fini di archiviazione nel pubblico interesse o per scopi di ricerca storica pubblicate ai sensi dell’art. 20, comma 4, del d.lgs. 10 agosto 2018, n. 101 - 19 dicembre 2018 (Pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. 12 del 15 gennaio 2019)
• D.Lgs. 10 agosto 2018, n. 101 “Disposizioni per l'adeguamento della normativa nazionale alle disposizioni del regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE” (Regolamento generale sulla protezione dei dati)
• Regolamento EU 679 del 27 aprile 2016 “Regolamento generale sulla protezione dei dati”
• D.Lgs. n. 42 del 22 gennaio 2004 "Codice dei beni culturali e del paesaggio" e successive modifiche e integrazioni
• D.Lgs. n. 196 del 30 giugno 2003 "Codice in materia di protezione dei dati personali" e successive modifiche e integrazioni
• D.P.R. n. 445 del 28 dicembre 2000 "Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa" e successive modifiche e integrazioni
• Determina n. 2024/59/0022 di approvazione delle “Norme per l’accesso ai servizi dell’Archivio Generale del Comune di Padova”

Le condizioni del servizio sono dettagliatamente esposte nelle Norme per l’accesso ai servizi dell’Archivio generale.

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